상장이 발급되면 날짜, 이름, 일련번호를 '상장대장'에 적어 관리하는데, 예외적인 경우에만 일단 직인 날인 후 '직인대장'에 사용내역을 기록하도록 돼 있다. 그러나 실제 상장대장에는 날짜가 맞지 않거나 제대로 기재되지 않은 상태인 것으로 알려졌다.

조씨 표창장에 부여된 일련번호가 통상적인 것과 다르다는 의혹과 관련해 "(통상적인) 동양대 발급 표창장과는 다르다"면서도 "총무복지팀에서 부여하는 것 외 다른 기관에서 자체 일련번호로 부여된 상장이 존재할 수 있다"라는 취지로 답하기도 했다. .

* 변호인 : 총무복지팀이 부여하는 일련번호 외에 산하기관에서 자체 일련번호를 사용한 후 직인만 총무복지팀에서 받는 경우가 있었느냐

* 증  인  : 그런 경우도 몇 번 (직인을) 찍은 기억이 있다

한편 지난 3월 정 교수 재판에 증인으로 나온 동양대 최성해 총장은 조씨의 표창장에 대해 "'최우수 봉사상'이라고 기재된 점과 표창장의 일련번호가 통상의 것과 다르다는 점, 주민등록번호가 기재된 것도 위조의 증거"라고 주장했으나, 조씨가 받았다는 것과 동일한 형식의 표창장이 법정에 제시되면서 증언이 뒤집힌 바 있다.